Käsittelen tässä artikkelissa muutamia yksinkertaisia vinkkejä työn tuottavuuden kehittämiseksi. Paremman tuottavuuden ymmärtäminen on tärkeää, kun halutaan saavuttaa tuloksia pienemmällä panostuksella.
Tuottavuutta voidaan mitata eri asioista, sillä tuottavuus määritellään kaavalla tuotokset / panokset. Tuottavuus toimii parhaiten vertailullisena arvona, kun verrataan saman asian tuottavuutta eri ajankohtina. Usein tuottavuudella mitataan työpanoksen tehokkuutta, jolloin kaava on tuotokset / käytetyt työtunnit.
Artikkelin vinkit pohjautuvat pääasiassa 37Signals:n Rework –kirjaan ja lisäksi allekirjoittaneen omiin ajatuksiin. Aikaisemmat kirjaan pohjautuvat artikkelit käsittelivät liiketoiminnan suunnitteluun ja ideointiin liittyviä vinkkejä sekä yrityksen tehokkaampaa kehittämistä.
Havainnollistaminen parantaa kommunikaatiota ja tuottavuutta
Tutkitusti suurimmat yksittäiset ongelmat yrityksissä ovat kommunikaatio-ongelmat. Kommunikaatio-ongelmat voivat esiintyä suoraan ihmisten välillä, suunnitelmien ja toteutuksen välillä tai muissa vastaavissa tilanteissa, joissa jokin asia pitää saada kerrottua eteenpäin.
Merkittäviä ongelmia syntyy, kun ihmiset luulevat ymmärtävänsä toisiaan, mutta eivät ole kuitenkaan osanneet kertoa asiaansa ymmärrettävästi. Projektit menevät pieleen, kun projektipäällikkö, toteuttaja ja asiakas kuvittelevat erilaista lopputulosta.
Yksi ratkaisu parantaa kommunikaatiota on poistaa ylimääräiset kerrokset lopputuloksen ja suunnitelman väliltä. Esimerkiksi piirtäminen, näytteleminen tai mikä tahansa havainnollistamiskeino voi vähentää epäselvyyttä halutun lopputuloksen ja suunnitelman väliltä.
Rakentamalla lopputuloksesta pienoismallin, jonka kaikki voivat nähdä omin silmin, ollaan askeleen lähempänä ongelmatonta projektia. Kirjoitettu ja puhuttu teksti eivät ikinä toimi yhtä hyvin kuin kuvat, jonka kaikki ymmärtävät lähes samalla tavalla.
Tiedä aina, miksi teet jotakin
Seuraava vinkki tuottavuuden kehittämiseksi on kysyä joka kerta itseltä, miksi olet tekemessä asiaa ja onko se tarpeellista. Kun varmistut asioiden tarpeellisuudesta, pystyt tekemään asioita, joilla on todellista merkitystä.
Työskennellessä yhdessä muiden kanssa, pitäisi kaikkien osanottajien pystyä vastaamaan samalla tavalla miksi –kysymykseen. Tarpeellinen ja hyvä syy luovat motivaation tehdä asia parhaalla mahdollisella tavalla.
Mielestäni asepalveluksessa yksi motivaation ja tuottavuuden pahimmista vihollisista on se, että miksi -kysymykseen vastaamiseen ei käytetä aikaa. Tavallisimman vastaus on: ”Teet koska käsketään!”, ja miehistö ärsyyntyy, kun on kiire vain odottamaan.
Luin jokin aika sitten kirjoituksen, jossa kerrottiin erään yrityksen (muistaakseni IBM) toimitusjohtajan käskeneen työntekijöitä vastaamaan kaikissa sähköposteissaan miksi -kysymykseen. Kaikkien ohjeita antavien sähköpostien piti siis kertoa perinteisten kuka, mitä, milloin ja missä –vastausten lisäksi tekemisen syy. Toimitusjohtaja arvosti syyn kertomista niin paljon, että työntekijä voitiin erottaa, jos hän jätti kertomatta syyn useamman kerran.
Älä salli keskeytyksiä
Keskeytys on tuottavuuden pahin vihollinen ja olisi tehokasta työskennellä vähintään puolet päivästä ilman häiriöitä.
Suuri osa varsinaisesta työnteosta on yksin puurtamista. Ja kun työskennellään yksin, olisi työ todella parempi tehdä yksin ilman häiritsevää kommunikaatiota. Ylimääräiset keskustelut keskeyttävät ajattelun ja työ vaatii uuden paneutumisajan, jotta päästään keskustelua edeltäneeseen keskittymisen tilaan.
Useat työt kuitenkin vaativat jonkin verran kommunikointia muiden kanssa, ja näissä tilanteissa joustavammat välineet, kuten sähköposti vähentävät välittömiä keskeytyksiä. Jokainen voi vastata sähköpostiin omaan työaikatauluunsa sopivasti.
Minimoi tapaamisten määrä
Pahin mahdollinen keskeytyksen muoto on tapaaminen ja se onkin myrkkyä tuottavuudelle. Kokoukset keskeyttävät työn tekemisen ja tunnin kokous kymmenen henkilön kesken vie yhteensä yli 10 tuntia varsinaista työaikaa.
Usein kokoukset sisältävät turhanpäiväistä keskustelua aiheen vierestä ja ovat pois varsinaisesta työstä. Erittäin lyhyet palaverit esimerkiksi tietokoneavustetusti voivat ajaa täysin asiansa pakollisissa yhteisissä päätöksissä. Muutaman minuutin chat-keskustelu voi korvata normaalin tunnin tapaamisen.
Ja kun kokousta todella tarvitaan, se pitää valmistella huolella. Kokoukseen kutsutaan mahdollisimman vähän ihmisiä, ja siellä käsitellään hyvin yksinkertaista ja selkeää aihetta. Tehokkainta on ratkaista etukäteen määriteltyä ongelmaa, ja lopputuloksena kokouksessa päädytään selkeään ratkaisuun ja ratkaisun toteuttajaan.
Vasta tällä päätöksella voidaan saavuttaa kokouksen tavoite, eli osanottajien asiantuntemus on käytetty jonkin ongelman ratkaisemiseksi. Tässäkin pätee edellisessä kirjoituksessa mainittu vinkki, eli tarpeeksi hyvä on yleensä riittävästi. Nopeat päätökset vapauttavat työskentelemään asian parissa mahdollisimman pian, ja ongelmat kannattaa ratkaista mahdollisimman pienellä vaivalla.
Lopuksi
Viimeinen, mutta haastava keino tuottavuuden parantamiseksi on tekemisen lopettaminen, jos näyttää, että tuloksia ei saavuteta. Monet organisaatiot tuhlaavat jatkuvasti lisää resursseja projekteihin, koska ne eivät halua tunnustaa menettäneensä aikaisemmat projektiin syydetyt ja usein valtavat resurssit. Toiminta, josta ei kuitenkaan lopulta ole mitään hyötyä pitäisi lopettaa välittömästi, vaikka se tuntuu vaikealta.
Kaiken kaikkiaan tuottavuus on moniulotteinen asia, johon vaikuttaa tehokkaiden työskentelytapojen lisäksi motivaatio ja muut psykologiset tekijät. Tehokkaiden tapojen rakentaminen työn ympärille on tärkeää henkilökohtaisen tuottavuuden parantamiseksi. Itse käytän esimerkiksi kirjoittamisen tehostamisessa excel listaa, johon kerään mielenkiintoisia aiheita aina, kun niitä tulee mieleen. Näin minun ei tarvitse joka kerta miettiä, mistä kirjoittaisin ja voin poimia aiheet suoraan listasta.
Seuraavassa artikkelissa nostamme yrityksen ylitse muiden ja voitamme kilpailun muutamalla tehokkaalla keinolla.
(Aloituskuva: Stress vs. productivity during a work day. Cc GDS Infographics)