Tämä on viimeinen 37Signalsin Rework –kirjaan pohjautuvista artikkeleistani ja käsittelen tällä kertaa muutamia yrityksen toiminnan johtamiseen liittyviä vinkkejä. Edellisellä käytiin lävitse vinkkejä yritysten välisen kilpailun voittamiseksi.

Palkkaamisen on parempi olla tehokasta

Ensimmäinen aihe on palkkaaminen ja miten siihen pitäisi suhtautua tehokkaasti.

Yritysten kasvaessa nopeasti niillä on taipumus palkata uutta henkilökuntaa helpoin perustein, ilman varsinaista suoraa tarvetta, ja lopulta yrityksestä kärsii keskivartalolihavuudesta eli pikkumanagereiden keskijohto on paisunut liian isoksi. Palkkaamisessa tulisikin käyttää varovaisuutta ja palkata työntekijöitä vasta, kun joku aikaisemmista työntekijöistä on oppinut tehtävän ja tietää tasan tarkasti, miten työ hoidetaan hyvin, jotta se voidaan opettaa uudelle henkilölle.

Yksi kirjan neuvoista onkin palkata ihmisiä vasta viime kädessä, kun työmäärää ei voida enää hallita menettämättä laatua, eikä yhtään sitä aikaisemmin. Tällöin uudelle työntekijälle muodostuu oikea tarve eikä hänelle tarvitse kehittää turhanpäiväistä näpertelyä.

Miten sitten valitaan sopiva työntekijä? Mielestäni akateemiset kouluarvosanat tai kuinka paljon on käyttänyt aikaa yhdessä työtehtävässä eivät merkitse kovinkaan paljoa. Ainoastaan aikaisemmat tulokset, erilaisten kokemusten määrä ja nopea oppiminen kertovat, miten tehokkaasti työntekijä voi selvitä uudessa tehtävässä. Jos halutaan palkata erityisen itsenäisiä työntekijöitä, olisi ehdokkaalla hyvä olla jonkinlaisia henkilökohtaisia projekteja taustalla, jotka osoittavat, että hän pystyy työskentelemään itsenäisesti.

Jos työntekijän halutaan työskentelevän lisäksi osana tiimiä, ei ole järkeä palkata johtajaa/delegoijaa. Pienissä ryhmissä tarvitaan yleensä vain itsensä johtajia, jotka haluavat suorittaa omat osuutensa omalla johdollaan ja parhaalla mahdollisella tavalla. Vaikka testaaminen vaatii lisäjärjestelyitä niin testaamalla ehdokkaan osaamisen oikeassa työympäristössä voidaan testiaikana varmistua, että hän on sopiva juuri haettuun tehtävään.

Johdon tulee myöntää vahingot

Kaikki yritykset joutuvat joskus tunnustamaan asiakkailleen tehneensä virheitä.

Kaikissa vahinkotapauksissa pitäisi varmistaa, että huonot uutiset tulevat suoraan yritykseltä ja mieleltään, yrityksen johtohenkilöiltä.

Erityisesti vahinkojen sattuessa asiakaspalvelun tulee olla nopeaa ja henkilökohtaista, jotta kaikki epäselvyydet voidaan nopeasti poistaa yrityksen ja asiakkaan väliltä. Niin vaikeaa kuin se onkin, mielestäni rehellinen anteeksipyyntö on monesti paras lääke korjaamaan asiakkaalle tapahtunut vahinko. Tästä anteeksipyynnöstä asiakas voi myös kertoa eteenpäin pelkän virheen sijaan.

Yrityskulttuurin luominen vaatii pieniä päätöksiä

Tämän kirjoituksen viimeinen aihe on oikeanlaisen yrityskulttuurin luominen muutamalla vinkillä. Periaate yrityskulttuurin luomisessa on, että sitä ei voi pakottaa, vaan se muodostuu pitkän ajan kuluessa pienistä päätöksistä, miten yritys haluaa toimia.

Toimiva työkulttuuri on erittäin ratkaisevaa loistavien tuloksien saavuttamiseksi, sillä ihmisten motivaatio on usein kiinni ympärillä tapahtuvasta toiminnasta. Positiivinen toiminta ruokkii positiivista toimintaa ja toisinpäin.

Kun yrityksessä osataan antaa tarpeeksi luottamusta, vastuuta ja itsenäisyyttä työntekijöille, he todennäköisimmin toimivat parhaalla mahdollisella tavalla. Kun työntekijöitä kohdellaan kuin aikuisia, jotka osaavat tehdä itsenäisiä päätöksiä ja myös käyttäytyvät aikuisesti.

Tähän aikuisena kohteluun liittyy myös sääntöjen välttäminen. Ei kannata tehdä sääntöä jokaisesta pikkuasiasta, sillä säännöt tulisi olla vain ongelmallisille asioille, jotka tapahtuvat toistuvasti. Liiat säännöt ovat omiaan rappeuttamaan luottamusta yritykseen ja johtoon, kun yritys ei tunnu arvostavan työntekijöiden omaa päätöksentekokykyä.

Loppujen lopuksi hyvään yrityskulttuuriin liittyy joustava virheiden kestäminen ja niistä oppiminen. Esimiesten pitää osata ottaa tarpeeksi rennosti eikä yrittää luoda stressaavaa ilmapiiriä. Useimmiten ihmiset haluavat tehdä parhaansa, jos he luottavat esimieheen ja yritykseen.

Johtopäätökset

Nämä viisi Rework -kirjaan liittyvää kirjoitusta kuvasivat mielestäni melko laajasti yrityksen kehittämisen ja johtamisen perusasioita, ja useat vinkeistä ovat helposti otettavissa käyttöön ainakin pienemmissä yrityksissä. Ja kuten kirjoituksista huomataan, lähes kaikki kirjan pohjalta muokkaamani ohjeet perustuivat maalaisjärkeen, jota on joskus niin vaikea löytää suuremmista yrityksistä.

Näistä kirjoituksista on helppo jatkaa liiketoiminnan kehittämiseen ja tuotantotalouteen liittyviä aiheita.

(Aloituskuva:  On the job training. cc Erik707) (8H7NPC9PAJKD)